Поделиться
«Скан-Архив» снизил время подготовки к проверкам в «Агробизнес» на 30%
«Гэндальф» организовал электронный архив в «Агробизнесе» с помощью решения «Скан-Архив».
Внедрение программы позволило вести учет первичных документов в электронном виде и при необходимости быстро выгружать их копии. Также у бухгалтерии компании появилась возможность контролировать возврат документов от контрагентов через программу.
«Агробизнес» - дистрибьютор сельскохозяйственной продукции на юге страны. Компания сотрудничает с десятками крупных производителей и дилеров зерновых культур, что обуславливает большое количество первичной документации и годовой документооборот в 20 тыс. документов.
После того как в организации выросло количество налоговых и камеральных проверок, бухгалтерская служба приняла решение упростить подготовку к ним и автоматизировать учет первичной документации. Для этого была выбрана программа «Скан-Архив», предназначенная для организации электронного архива документов в «1С».
После внедрения программы изменился порядок работы с первичными документами: сотрудник загружает необходимые бумаги в потоковый сканер, программа обрабатывает сканы, которые затем можно занести в базу контрагентов в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0, использующуюся в компании. Документы всегда готовы к выгрузке: их можно отправить по почте, сохранить на компьютер или распечатать. Такой подход к учету документов позволил сократить время на подготовку к налоговым проверкам. Если раньше на сбор 1 тыс. бумаг для налоговой требовалось 3 рабочих дня с необходимость постоянно перемещаться между архивом и офисом, то теперь бухгалтер может подготовить отчет за два дня работы в программе при меньших трудозатратах.
Также бухгалтерия использует встроенную в программу функцию контроля возврата документов, которая отмечает, вернул ли контрагент оригинал счета-фактуры или товарной накладной.
Короткая ссылка
